Lähtökohtaisesti kaikki yrityksen toiminnasta syntyneet kulut voidaan vähentää verotuksessa, mutta välillä vähennyskelpoisuutta täytyy kuitenkin tarkastella tarkemmin, sillä kaikki kulut eivät aina ole vähennyskelpoisia. Useimmiten yrityksen tarjoamat ravintolatarjoilut, mainoslahjat ja muunlainen huomaavaisuus katsotaan liiketoiminnan kuluksi, mutta toisinaan kulujen jaottelu on tulkinnanvaraista, sillä yksityiskohtaiset ohjeet puuttuvat. Alla kuitenkin kulujen pääasialliset erot.
Edustuskulut
Edustuskulut ovat kuluja, jotka kohdistuvat yrityksen ulkopuolisiin sidosryhmiin, esimerkiksi liikekumppaneihin. Tällaisia kuluja voi aiheutua esimerkiksi kutsuessasi liikekumppanisi neuvottelemaan lounaan äärelle. Myös asiakkaan saa viedä lounaalle, jolloin tavanomaiseksi ja kohtuulliseksi katsottu lounas lasketaan yleensä neuvottelukuluihin, muu edustuskuluihin. Edustuskulut ovat yleisesti seurausta yrityksesi liikesuhteiden ylläpitämisestä, niiden kehittämisestä tai uusien luomisesta. Hyvin tyypillisiä edustuskuluja ovat ravintolaruokailut ja liikelahjat. Edustuskulut ovat verotuksessa vain 50% vähennyskelpoisia ja edustuskulujen arvonlisäveroa ei saa vähentää lainkaan.
Jos yksinyrittäjä käy yksin syömässä, kulu ei ole vähennyskelpoinen, vaan kyse on elantomenosta. Jos kaksi henkilöä käy lounaalla ja molemmat maksavat omat lounaansa, on kyse silloinkin henkilökohtaisista elantomenoista. Jos yhtiö tarjoaa ruuan matkalla ja matkalta saa päivärahaa, päiväraha puolitetaan.
Asiakkaille ja yhteistyökumppaneille tarjotut tavanomaista suuremmat ja ilta-aikaan tapahtuvat tarjoilut ja tilaisuudet, joissa on mukana alkoholia, luetaan edustuskuluiksi.
Muista kirjoittaa kuittiin, ketkä olivat osallisena ja mikä oli tilaisuuden luonne.
Neuvottelukulut
Neuvottelukuluja aiheutuu tavallisesti yrityksen sisäisistä neuvotteluista, esimerkiksi eri viranomaistahojen, kirjanpitäjän, tilintarkastajan tai muun yritystoiminnan asiantuntijan kanssa. Myös erilaiset kokoukset, palaverit ja tapaamiset asiakkaan kanssa voidaan lukea neuvottelukuluiksi. Neuvottelukulut voi yrityksen verotuksessa vähentää kokonaan, mutta neuvottelukuluiksi ei hyväksytä alkoholia tai ylenpalttisia ruokatarjoiluja, vaan vähennettäväksi kuluksi luetaan tavanomainen ja kohtuullinen tarjoilu. Jos tarvittavat dokumentit kertovat tilaisuuden luonteen sekä kenen kanssa ja miksi tilaisuus on järjestetty, voit vähentää nämä kulut verotuksessa neuvottelukuluina.
Neuvottelukuluiksi lasketaan yrityksen sisäiset neuvottelut, esimerkiksi eri viranomaistahojen, kirjanpitäjän, tilintarkastajan tai muun yritystoiminnan asiantuntijan kanssa.
Myös erilaiset kokoukset, palaverit ja tapaamiset asiakkaan kanssa voidaan lukea neuvottelukuluiksi, jos tarjoilu on tavanomaista ja kohtuullista.
Kirjoita kuittiin, ketkä olivat osallisena ja mikä oli tilaisuuden luonne.
Markkinointikulut
Markkinointikulut kohdistuvat yrityksen ulkopuolisiin henkilöihin, mutta kohderyhmä ei ole yhtä rajattu, kuin edustuskulujen kanssa. Markkinointikuluiksi luetaan asiakkaille avoimet tilaisuudet, joiden tarkoituksena on yrityksen tai yrityksen tuotteiden tunnettuuden parantaminen. Yksilöidyt lahjat ja alkoholilahjat luetaan edustuskuluiksi.
Logollisia työvaatteita ei lasketa markkinointikuluiksi, ellei kyse ole suojavaatteista.
Mainostoimistopalvelut, kuten lehti-, tv-, radio-, internet- ja somemainonta lasketaan markkinointikuluiksi sekä myös mainosteippaukset, mainoslahjat ja palkinnot.
Lahjoitukset yleishyödylliselle yhdistykselle tai oman alan yritykselle sekä sponsorointi näkyvyyttä vastaan luetaan myös markkinointikuluksi.
Virkistyskulut
Virkistyskulut ovat kuluja, joilla on panostettu työntekijöiden hyvinvointiin. Virkistyskuluiksi lasketaan myös henkilöstön kanssa pidetyt kokoukset ja palaverit (myös lounas-) sekä muut yhteiset samankaltaiset tapahtumat. Tavanomaisena virkistystoimintana pidetään työnantajan kustantamia henkilökunnan yhteisiä pikkujoulu-, tilinpäätös-, kesä- tai muita vastaavia juhlatilaisuuksia, jos niitä voidaan pitää kustannuksiltaan ja järjestämistiheydeltään tavanomaisina ja kohtuullisina. Virkistyspäivillä myös alkoholitarjoilu on sallittua. Virkistyskuluihin kuuluu myös se, että järjestettävän virkistystapahtuman on oltava avoin jokaiselle työntekijälle. Osasto- tai toimipistekohtainen rajaus on kuitenkin sallittua. Virkistyskulut saa vähentää verotuksessa kokonaisuudessaan. Muista kirjoittaa kuittiin, ketkä olivat osallisena ja mikä oli tilaisuuden luonne.
Osakeyhtiön tai toiminimen yksinyrittäjälle, jolla ei ole työntekijöitä, ei voi muodostua virkistyskuluja, koska ne kohdistuvat vain työntekijöihin. Toiminimiyrittäjä ei ole työsuhteessa, joten hän ei täten ole myöskään itse oikeutettu työsuhde-etuihin. Jos osakeyhtiön yrittäjä työskentelee itse yrityksessä, hän on oikeutettu muihin työsuhde-etuihin.
Virkistystoimintana pidetään työnantajan kustantamia henkilökunnan yhteisiä pikkujoulu-, tilinpäätös-, kesä- tai muita vastaavia juhlatilaisuuksia sekä kokouksia, palavereja ja muita samankaltaisia yhteisiä tapahtumia, jos niitä voidaan pitää tavanomaisina ja kohtuullisina.
Jos vieraanvaraisuudesta syntynyttä kulua ei selkeästi pysty jaottelemaan yllä oleviin luokkiin tai on kulu hyvin tulkinnanvarainen, katsotaan se useimmiten edustuskuluksi. Nämä ovat kuitenkin aina tilanne- ja yrityskohtaisia, joten jos olet epävarma kulun luonteesta, me autamme!
